Prowadzenie firmy w domu – wszystko, co musisz wiedzieć

Szczegółowe dane statystyczne dotyczące polskich firm zostały opublikowane w Raporcie o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce. Nasz sektor przedsiębiorstw jest zdominowany przez mikroprzedsiębiorstwa – stanowią one aż 96,2 proc. wszystkich firm. Ich liczba stale rośnie – w 2016 roku było ich blisko 1,94 mln, czyli o 14 proc. więcej niż w roku 2008. Zdecydowanie największa liczba mikroprzedsiębiorców działa w branży usługowej (53 proc.) i w handlu (25 proc.). Ogólnie w 2016 roku w Polsce działało 2,01 mln przedsiębiorstw niefinansowych – zdecydowanie najbardziej dynamicznie rozwija się wspomniana mikroprzedsiębiorczość. To właśnie małe, najczęściej jednoosobowe działalności są prowadzone w domu. Osoby, które założyły taki biznes, mogą również zatrudniać pracowników, ale robią to nierzadko zdalnie. Ogólnie z szacunków Eurostatu wynika, że odsetek pracujących Polaków, którzy często wykonują obowiązki zawodowe w domu wzrósł w 2014 roku do 4,6 proc. przy średniej wynoszącej 4,7 proc. dla całej Unii Europejskiej. Co ciekawe, z raportu wynika, że w krajach, w których odsetek telepracowników był najwyższy, wyższa była też produktywność przypadająca na pracownika.

Należy przede wszystkim zaznaczyć, że rejestracja działalności w domu nie oznacza, że osoba prowadząca taką firmę rzeczywiście tam pracuje. W przypadku wielu działalności przedsiębiorcy rejestrują firmę w swoim miejscu zamieszkania, ale w praktyce wykonują zlecenia poza domem. Przykłady to choćby osoby oferujące usługi remontowe, taksówkarze czy lekarze, którzy przyjmują pacjentów we własnym domu.

Główny Urząd Statystyczny nie podaje informacji o tym, jak wiele firm prowadzonych jest w domu. Z danych Eurostatu wynika, że liczba samozatrudnionych w Polsce wynosiła w 2018 roku 2,8 mln. Pewien procent z nich pracuje częściowo lub wyłącznie w swoim domu, ale nie istnieją oficjalne dane na ten temat.

Z pewnością własna firma w domu może być wygodnym rozwiązaniem, aczkolwiek nie można powiedzieć, że taka praca jest odpowiednia dla każdego przedsiębiorcy. Ma ona wiele plusów, ale również minusów. Co istotne, coś, co z punktu widzenia danej osoby może być plusem pracy w domu, dla innej będzie stanowić minus. Na przykład niektórzy najlepiej czują się, pracując w samotności, a inni nie wyobrażają sobie wykonywania obowiązków zawodowych bez towarzystwa innych osób.

Przedsiębiorca może zaliczyć wydatki związane z domem do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej nawet wtedy, gdy nie wyodrębnił on osobnego pomieszczenia dla tej działalności. Wynika to z interpretacji Ministerstwa Finansów i Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Co istotne, z punktu widzenia kosztów działalności prowadzonej w domu, wyższa stawka podatku od nieruchomości dotyczy wyłącznie powierzchni, która służy tylko prowadzeniu działalności gospodarczej. Zatem jeśli przedsiębiorca nie wyodrębnił na cele firmowe osobnego pomieszczenia i jest ono wykorzystywane również w celach mieszkaniowych, to obowiązuje stawka podatku odpowiednia dla powierzchni mieszkaniowej.

Jak wspomnieliśmy, zakwalifikowanie części wydatków ponoszonych na czynsz czy media nie wymaga wyodrębnienia osobnego pomieszczenia na prowadzenie firmy. W kosztach działalności gospodarczej można uwzględnić jedynie część tych kosztów adekwatną do wykorzystywanej w działalności powierzchni mieszkania. Jeśli jest to np. 10 proc. powierzchni, to taką część wydatków można uwzględnić w kosztach prowadzenia działalności. Wydatki, które mogą być w nich uwzględnione, to:

Pełna kwota wydatków na internet może być wpisana w koszty prowadzonej działalności gospodarczej wyłącznie wówczas, gdy usługa została założona na firmę i jest wykorzystywana tylko w prowadzonej działalności. Jeśli jednak usługa dostępu do sieci służy zarówno do celów prywatnych, jak i celów firmowych, to przedsiębiorca może to uwzględnić w kosztach na podstawie takiej samej proporcji, jak w przypadku czynszu. To znaczy, uwzględniając procent powierzchni mieszkania, który jest wykorzystywany do prowadzenia działalności. Zatem jeśli np. miesięczny koszt abonamentu wynosi 100 zł, a 20 proc. powierzchni mieszkania jest wykorzystywana w prowadzonej działalności, to w kosztach będzie można uwzględnić 20 zł. Innym sposobem wyliczenia części wydatków na internet, które mogą być zakwalifikowane w kosztach prowadzenia działalności, jest prowadzenie ewidencji godzinowej. Przedsiębiorca musi ocenić, ile godzin miesięcznie korzysta z internetu prywatnie, a ile na potrzeby działalności. Na przykład jeśli przedsiębiorca korzysta z sieci przez 500 godzin miesięcznie, z czego 400 godzin w związku z prowadzonym biznesem, to będzie mógł uwzględnić w kosztach podatkowych 80 proc. wydatków na internet. Czyli przy cenie wynoszącej 100 zł miesięcznie będzie to 80 zł.W przypadku internetu założonego na osobę prywatną i używanego nie tylko na potrzeby firmowe warto wystąpić do organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji, na podstawie której przedsiębiorca dokona zapisów w ewidencji.

Według danych GUS w 2018 roku dostęp do internetu posiadało 95,6 proc. firm. W przypadku zdecydowanej większości przedsiębiorców prowadzących działalność w domu korzystanie z wysokiej jakości usług telekomunikacyjnych jest kluczowe. Na co powinni oni zwrócić uwagę, wybierając dostawcę takich usług? Oto, jakie czynniki są naszym zdaniem kluczowe:

1.   Dedykowana obsługa klienta – przedsiębiorcy nie mogą sobie pozwolić na to, aby czekać w kolejce na połączenie. Większość firm telekomunikacyjnych ma jedną infolinię dla klientów indywidualnych i małych firm. Jednak UPC Biznes zapewnia dedykowaną infolinię dla klientów biznesowych, w tym małych firm. Infolinia ta jest dostępna pod numerem telefonu 813 813 813.

2. Elastyczne okresy zobowiązania – początkujący przedsiębiorcy albo ci, którzy nie mają pewności, czy nie zmienią swojej siedziby, nie chcą się wiązać długoterminową umową. W UPC Biznes dostępne są umowy na 12 miesięcy, 24 miesiące, ale również umowa bez zobowiązania. Co ważne, wybór opcji bez zobowiązania nie wiąże się ze znaczącym wzrostem kwoty abonamentu.

3. Testowanie usług – UPC Biznes umożliwia klientom korzystanie z usług przez 60 dni w ramach testu. Jeśli klient w tym czasie będzie chciał zmienić usługi lub zrezygnować z nich, to może to zrobić bez konsekwencji.

4. Prędkość wysyłania – warto zwrócić uwagę na prędkość wysyłania plików. Dla przedsiębiorcy ważne jest, żeby mógł on przesyłać duże pliki do klientów, wrzucać materiały do chmury lub na FTP.

5. Bezpieczeństwo w wielu aspektach – w UPC Biznes dostępne są usługi zwiększające bezpieczeństwo:

     a. Internet Backup: zapewnia działanie internetu nawet w przypadku awarii sieci (np. gdy sąsiad przewiercił kabel). Główny modem internetowy przełącza się na sieć LTE i umożliwia kontynuowanie korzystania z sieci.

     b. SLA, czyli usługa oferowana u innych dostawców tylko dla firm z wyższych sektorów, ale w UPC jest dostępna również dla małych firm. Stanowi ona pisemną gwarancję jakości. Zapewnia naprawę awarii w ustalonym z góry czasie lub rekompensatę za jego przekroczenie.

     c. Pakiet Bezpieczeństwa – do 25 licencji (do użytku firmowego i prywatnego) do wykorzystania na urządzenia mobilne, laptopy i komputery stacjonarne. Pakiet daje zabezpieczenie danych firmy przed hakerami i wirusami, zapewnia ochronę prywatności, bankowości internetowej i zabezpieczenie przed innymi niebezpieczeństwami związanymi z siecią.

6.   Usługi dedykowane dla biznesu, które mogą się przydać:

     a. Stały adres IP – niezbędny dla firm chcących np. uruchomić własny serwer FTP, który będzie dostępny dla osób z zewnątrz.

      b. Microsoft Office 365 – pakiet oprogramowania, z którego przedsiębiorca może korzystać, logując się z dowolnego urządzenia.

     c. Poczta Exchange online – niezawodna i bezpieczna poczta elektroniczna.

7.   Prowadząc firmę w domu, warto skorzystać również z oferty telewizji, aby zapewnić sobie rozrywkę w przerwach od pracy i wieczorami. W UPC Biznes można zamówić ją w korzystnej cenie w pakiecie z internetem. Czy jednak możliwe będzie rozliczenie abonamentu w kosztach prowadzonej działalności? Warto skonsultować tę kwestię z dostawcą usługi. Korzystając z oferty telewizji, zyskuje się tym samym dostęp do: 

     a. doskonałej rozrywki dzięki szerokiemu wyborowi kanałów TV, w tym kanałów Premium;
     b. telewizji online z ponad 100 kanałami, które można oglądać na smartfonie, tablecie lub komputerze - w UPC usługa ta nosi nazwę Horizon GO;
     c. możliwość oglądania programów TV do 7 dni wstecz - czyli np. Replay TV w UPC;
     d. biblioteki filmów i seriali dostępnych na żądanie. 

Znaczenie ma wiele czynników, ale oczywiście szczególnie istotna jest możliwość przetestowania usługi bez zobowiązań, aby móc ocenić, czy usługi telekomunikacyjne działają niezawodnie. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w domu kontaktuje się z partnerami i klientami korzystając przede wszystkim z usług telekomunikacyjnych – powinien zadbać o to, aby były one najwyższej jakości. Praca w domu to także płynne łączenie życia rodzinnego i zawodowego, dlatego warto wybrać pakiet usług, które umożliwiają komfortową i efektywną pracę, a po godzinach zapewnią rozrywkę na najwyższym poziomie dla całej rodziny.