Pracownik w podróży – o czym warto pamiętać?

W delegacje jeżdżą nie tylko pracownicy korporacji, ale również osoby zatrudnione w małych i średnich firmach. Wyjazdy tego typu stają się ważnym elementem działalności przedsiębiorstwa, a odpowiednio zorganizowane, mogą stać się sposobem realizacji celów biznesowych. Jak wynika z badania przeprowadzonego we wrześniu 2017 roku przez Instytut Badań Rynkowych i Społecznych (IBRIS) na zlecenie Diners Club Polska, podróże służbowe organizuje ponad połowa mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Aż 40 proc. wyjeżdżających przebywa w delegacji średnio raz w tygodniu lub częściej. Zdecydowanie najwięcej czasu poza domem spędzają handlowcy. 80 proc. ich wyjazdów służbowych trwa minimum 2 dni. 85 proc. wyjeżdżających w delegację korzysta z auta firmowego, a 7 proc. wybiera samochód prywatny. Również 7 proc. ankietowanych odpowiedziało, że podróżuje samolotem. W dużych polskich firmach zatrudnieni są pracownicy, którzy odpowiadają wyłącznie za organizację podróży służbowych. 17 proc. polskich małych i średnich przedsiębiorstw zadeklarowało, że koszty wyjazdów służbowych opłacane są przez pracowników kartą firmową, a co trzecia firma wykorzystuje do tego celu kartę służbową. Najwięcej, bo ponad 56 proc. pracowników, otrzymuje gotówkę w formie zaliczki, którą rozlicza pod odbyciu delegacji. Według Global Business Travel Association, rynek podróży służbowych już w 2015 roku był wart 1,2 bln dolarów, a analitycy przewidują, że 2020 roku jego wartość przekroczy 1,6 bln dolarów.

Kolejne wnioski związane z podróżami służbowymi płyną z badania „Organizacja i zarządzanie podróżami służbowymi w średnich i dużych firmach Europy Środkowo‑Wschodniej” przeprowadzonego przez firmę Amadeus w drugiej połowie 2016 roku. Okazuje się, że 40 proc. polskich firm nie ma żadnej polityki podróży, która ułatwiłaby planowanie delegacji. Pracownicy przedsiębiorstw najczęściej muszą organizować podróże służbowe na własną rękę, ale 56 proc. firm zauważa konieczność wprowadzenia zmian w tym zakresie. Z drugiej strony ponad 40 proc. firm deklaruje, że widzi niezbędność oszczędności w obszarze wyjazdów służbowych, przy czym średnia dla krajów Europy Środkowo‑Wschodniej wynosi 28 proc. Aż 72 proc. firm jest jednak skłonnych do zawarcia współpracy w kwestii organizacji podróży służbowych z zewnętrznymi podmiotami, jeśli miałoby to przynieść wymierne korzyści właścicielom i pracownikom.

Jako pracodawca nie masz obowiązku zakupu dla zatrudnionego ubezpieczenia na czas podróży, ale warto zapewnić pracownikowi taką ochronę. Jeśli wyjeżdża on w zagraniczną podróż służbową, to może korzystać z opieki medycznej w krajach Unii Europejskiej i Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu na podstawie karty EKUZ, czyli Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Jednak w wielu państwach opieka zdrowotna nie jest w pełni darmowa – na przykład transport pacjenta do kraju rodzimego nie wchodzi w zakres refundowanych świadczeń. Kartę EKUZ powinno się mieć ze sobą podczas podróży służbowej, ale warto ją połączyć z dodatkowym wachlarzem świadczeń. 

Na mocy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 roku osobie skierowanej w delegację przysługują także diety, zwrot kosztów dojazdów, kosztów noclegów oraz innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków. Dieta jest przeznaczona na zwiększone koszty wyżywienia podczas odbywania delegacji. Obecnie wynosi ona 30 zł za każdą dobę  w podróży służbowej na terenie Polski, a naliczyć ją należy za każdy dzień od dnia wyjazdu do dnia powrotu  z delegacji. Wysokość należnej diety uzależniona jest od czasu spędzonego w delegacji. W przypadku delegacji zagranicznej wysokość diety jest określona odrębnie dla każdego państwa. 

Pracownik w podróży służbowej może wykonywać różne obowiązki, o ile zagwarantujesz mu do tego warunki. Wystarczy zapewnić mu laptop, tablet czy smartfon i dostęp do internetu. W UPC Biznes przygotowaliśmy dla Ciebie i Twoich pracowników ofertę telefonii komórkowej. Możesz wybrać m.in. pakiet, w którym otrzymujesz nielimitowane rozmowy, SMS i MMS, a także 50 GB transferu danych (podczas delegacji na terenie krajów Unii Europejskiej 5,67 GB w ramach roamingu). Ponadto w każdym z pierwszych 12 miesięcy obowiązywania umowy otrzymasz od nas dodatkowo 100 GB transferu co miesiąc bez dodatkowych opłat. Dobierając do tego smartfon Samsung S10 z oferty telefonów UPC Biznes stworzysz zestaw sprawdzający się doskonale zarówno w biurze jak i poza nim.

Jeśli pracownik będzie wykonywać swoje obowiązki na wspomnianych urządzeniach, warto zadbać o bezpieczeństwo danych znajdujących się w ich pamięci. W ramach UPC Biznes mamy dla ciebie Pakiet Bezpieczeństwa dla Firm – to nawet 25 licencji umożliwiających instalację oprogramowania na dowolnych urządzeniach – w tym laptopach i smartfonach.    W skład pakietu dedykowanego komputerom wchodzi antywirus, firewall, ochrona przed oprogramowaniem szpiegującym i antyspam, które zapewniają bezpieczne przeglądanie stron WWW, ochronę tożsamości  w sieci, bezpieczne zakupy i korzystanie z bankowości elektronicznej. W przypadku urządzeń mobilnych zyskujemy zabezpieczenie w przypadku zgubienia oraz blokadę połączeń i wiadomości SMS/MMS.

Dzięki rozwojowi technologii, rozwiązaniom w chmurze i wszechstronnym urządzeniom mobilnym jesteśmy w stanie coraz efektywniej wykorzystywać czas spędzony na dojazdach oraz podczas podróży służbowych. Możemy być zawsze na bieżąco i po powrocie do biura nie czekają na nas dziesiątki e-maili do nadrobienia.